Apostila este un certificat eliberat de un stat membru al Convenției de la Haga, pentru documente ce urmează să fie prezentate în alt stat membru al Convenției, și are ca scop recunoașterea originii unui document.Instituțiile abilitate să aplice apostila sunt: Instituția Prefectului, Camera Notarilor Publici și Tribunalul.
Instituția Prefectului aplică apostila pe următoarele tipuri de documente, prezentate în original:
- Certificate de naștere, certificate de căsătorie, certificate de deces, toate emise în formatul internațional,
- Certificate de botez,
- Certificate de cazier judiciar, certificate de cazier auto, emise cu cel mult 6 luni în urmă,
- Adeverințe, acte de studii,
- Adeverințe de calificare în diverse meserii,
- Certificate de rezidență fiscală.
Camera Notarilor Publici apostilează următoarele tipuri de acte întocmite de către notarul public:
- Înscrisuri autentice,
- Înscrisuri cu legalizare de semnătură,
- Înscrisuri cu dată certă,
- Traduceri legalizate.
Tribunalul aplică apostila pe următoarele documente:
- Documente originale emise de către Registrul Comerțului,
- Documente originale semnate de un Executor Judecătoresc,
- Hotărâri Judecătorești.
Supralegalizarea este procedeul folosit în cazul statelor care nu sunt membre ale Convenției de la Haga, sau cu care România nu are tratate de recunoaștere reciprocă a actelor. Instituțiile abilitate să aplice supralegalizarea sunt: Camera Notarilor Publici, Ministerul Afacerilor Externe și Ministerul Justiției.
Ministerul Afacerilor Externe supralegalizează originalele pentru următoarele tipuri de documente:
- Certificate de naștere, certificate de căsătorie, certificate de deces, toate emise în formatul internațional,
- Certificate de botez,
- Certificate de cazier judiciar, certificate de cazier auto, emise cu cel mult 6 luni în urmă
- Adeverințe, acte de studii,
- Adeverințe de calificare în diverse meserii,
- Certificate de rezidență fiscală etc
Ministerul Justiției supralegalizează hotărâri judecătorești si acte emise de Registrul Comerțului.
Pentru a putea fi apostilate sau supralegalizate, atat documentele oficiale, cât și traducerile autorizate și legalizate, se prezintă în original autorităților competente.